Medewerker bestuurssecretariaat

Werken in het bestuurlijke hart van de Gemeente Tubbergen, dat is wat jij leuk vindt en energie van krijgt. Bestuurlijke stukken soepel door een strak proces leiden, complexe agenda's beheren en bestuurders optimaal ondersteunen. Geen dag is hetzelfde en juist die dynamiek maakt jouw werk zo leuk. Plannen, organiseren en ontzorgen gaan jou van nature af en daarin ben jij ijzersterk.

Als secretaresse van met name het college en de gemeentesecretaris ben jij een onmisbare schakel. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken efficiënt en zorgvuldig verloopt. Je beheert agenda's, coördineert vergaderingen en bewaakt afspraken en processen. Dankzij jouw scherpe oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen loopt alles op rolletjes en wordt niets over het hoofd gezien.

Ben jij de proactieve en professionele collega die het bestuur volledig ontzorgt? Dan maken we graag kennis met je.

• Jij gaat secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan het college van Tubbergen en de gemeentesecretaris.
• Jij bent verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van de zeer fluctuerende agenda's en het beheer van het zaaksysteem met betrekking tot de stukken voor het college.
• Jij bent verantwoordelijk voor de uitvoering met betrekking tot kabinetszaken.
• Hiervoor zit ontzorgen in je bloed en je ziet het als jouw verantwoordelijkheid dat het bestuur haar werk goed kan uitvoeren. Hierover zoek je uiteraard afstemming met de bestuurders en je team.
• Jij bent in staat door te vragen om zo duidelijkheid te verkrijgen over de aard en intenties van vergaderverzoeken voor bestuurders en organiseert de voorbereiding. De juiste mensen zitten aan tafel en de juiste informatie is tijdig en compleet beschikbaar.
• Hiernaast voer je ook diverse werkzaamheden uit op het secretariaat, dit in overleg of in afstemming met jouw directe collega's.
• Al jouw werkzaamheden voer je professioneel, discreet en gestructureerd uit. Hiermee straal jij rust uit.

Eisen

• Aantoonbare afgerond opleiding om minimaal mbo 4 niveau
• Aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse/management assistente;
• Aantoonbare werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving

Wensen en competenties

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en PowerPoint, benoem dit duidelijk in het cv (35 punten);
• Aantoonbare kennis van het zaaksysteem, benoem dit duidelijk in het cv (25 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse/management assistente; (40 punten)

Competenties

• Zelfstandig;
• Dienstverlenend;
• Zakelijk;
• Discreet;
• Communicatief vaardig;
• Tactvol;
• Professioneel;
• Integer;
• Gestructureerd;
• Politiek bestuurlijke sensitiviteit.

Organisatie en team

Je gaat aan de slag bij Noaberkracht, de ambtelijke samenwerking van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen. Hier werk je in een hecht en betrokken team, waar samenwerking en service centraal staan. Samen zorgen we ervoor dat inwoners snel en vriendelijk geholpen worden bij belangrijke levensgebeurtenissen. Een werkomgeving waarin professionaliteit én een goede sfeer hand in hand gaan!

Gespreksinformatie

De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een later moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Hybride werken: Nee

Optie tot verlenging: De opdracht heeft een optie tot verlenging van 3 x 3 maanden.

Hybride: Hybride werken is niet mogelijk.

Overig algemeen:

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de professional gebruik maken van eigen nvt

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In ieder geval op vrijdagen. Voorkeur overige werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag.