1. Wie is verantwoordelijk?
Verantwoordelijke in de zin van de AVG is Smito B.V., gevestigd aan Hoge Zand 39, 2512 EL Den Haag, ingeschreven bij de KVK onder nummer 94626286. Voor vragen over privacy kun je terecht bij privacy@smito.nl.
2. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van je rol verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens.
Voor kandidaten
- NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum.
- CV-inhoud: werkervaring, opleiding, certificaten, vaardigheden.
- Foto (alleen als je deze zelf uploadt).
- Sollicitatiegeschiedenis, motivatiebrieven en gespreksnotities die wij intern bijhouden.
- Voorkeuren rondom rol, regio, beschikbaarheid en tarief.
- Inlog- en sessie-informatie van je account.
Voor opdrachtgevers en contactpersonen
- Bedrijfsgegevens en KVK-nummer.
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.
- Vacatures, plaatsingen en bijbehorende correspondentie.
Voor bezoekers van smito.nl
- Functionele cookies om je sessie en cookie-keuze te onthouden.
- Geen analytics-cookies of tracking-pixels van derden.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen.
- Het voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers en omgekeerd.
- Het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van detacheringsovereenkomsten.
- Persoonlijk contact, advies en begeleiding tijdens het traject.
- Het beantwoorden van contactverzoeken via formulier, e-mail of telefoon.
- Wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.
We gebruiken je gegevens niet voor profilering, gedragsadvertenties of automatische besluitvorming met rechtsgevolgen.
4. Op welke grondslag?
- Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG) bij plaatsingen, sollicitaties en contracten.
- Toestemming (artikel 6.1.a AVG) voor het aanmaken van een account en voor optionele contactvoorkeuren.
- Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) voor het bijhouden van een interne kandidatenpool en correspondentie.
- Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG) voor administratieve en fiscale bewaarplichten.
5. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding, of tot 1 jaar als je toestemming hebt gegeven om in onze pool te blijven.
- Plaatsings- en factureringsgegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
- Contactberichten: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment.
- Inlog- en sessielogs: maximaal 12 maanden.
6. Met wie delen we gegevens?
We delen persoonsgegevens alleen met opdrachtgevers waar je je voor sollicitatie hebt aangemeld, of met dienstverleners die we nodig hebben om het platform te draaien. Met al deze partijen hebben we verwerkersovereenkomsten.
- Supabase (databasehosting en authenticatie, EU-regio).
- Vercel (hosting van de website, EU-regio waar mogelijk).
- Resend (transactionele e-mail).
We verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met advertentienetwerken.
7. Beveiliging
Smito beveiligt persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Verkeer met de site loopt over TLS, gevoelige documenten staan in een private storage met row-level security, en toegang voor recruiters wordt op basis van rollen toegekend.
8. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG de volgende rechten.
- Inzage in de gegevens die we van je verwerken.
- Rectificatie van onjuiste gegevens.
- Verwijdering van je gegevens (“recht om vergeten te worden”).
- Beperking van de verwerking.
- Overdracht van je gegevens (dataportabiliteit).
- Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
- Het intrekken van eerder gegeven toestemming.
Stuur een mailtje naar privacy@smito.nl. We reageren binnen 4 weken. Ben je het niet eens met onze afhandeling? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies
We gebruiken alleen functionele cookies. Een sessie-cookie houdt je inlog bij; een consent-cookie onthoudt je keuze in de cookie-banner. We zetten geen tracking- of marketingcookies.
10. Wijzigingen
We werken deze verklaring bij wanneer onze diensten of de wet daar aanleiding toe geven. Belangrijke wijzigingen kondigen we aan op de site of per e-mail. De datum bovenaan deze pagina geeft de meest recente versie aan.
Voor specifieke situaties prevaleert altijd de AVG.