Privacyverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verantwoordelijke in de zin van de AVG is Smito B.V., gevestigd aan Hoge Zand 39, 2512 EL Den Haag, ingeschreven bij de KVK onder nummer 94626286. Voor vragen over privacy kun je terecht bij privacy@smito.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van je rol verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens.

Voor kandidaten

• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum.
• CV-inhoud: werkervaring, opleiding, certificaten, vaardigheden.
• Foto (alleen als je deze zelf uploadt).
• Sollicitatiegeschiedenis, motivatiebrieven en gespreksnotities die wij intern bijhouden.
• Voorkeuren rondom rol, regio, beschikbaarheid en tarief.
• Een matchscore per sollicitatie, met een korte toelichting (zie hoofdstuk 3).
• Je akkoorden en toestemmingen, met datum en versie.
• Inlog- en sessie-informatie van je account, en de e-mails die we je sturen.

Voor opdrachtgevers en contactpersonen

• Bedrijfsgegevens en KVK-nummer.
• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.
• Vacatures, plaatsingen en bijbehorende correspondentie.

Voor bezoekers van smito.nl

• Functionele cookies om je sessie en cookie-keuze te onthouden.
• Geen analytics-cookies of tracking-pixels van derden.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen.

• Het voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers en omgekeerd.
• Het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van detacheringsovereenkomsten.
• Persoonlijk contact, advies en begeleiding tijdens het traject.
• Het beantwoorden van contactverzoeken via formulier, e-mail of telefoon.
• Wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Matchscore en AI-hulpmiddelen

Bij een sollicitatie berekent een AI-model een matchscore tussen je profiel en de opdracht, met een korte toelichting. Dat is profilering in de zin van de AVG. De score is alleen een hulpmiddel voor de recruiter: een besluit, zoals een afwijzing, neemt altijd een medewerker van Smito. We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Je kunt bezwaar maken tegen de matchscore; mail dan privacy@smito.nl.

Op jouw verzoek kan AI ook helpen met het uitlezen van je cv, het herschrijven van een werkervaring of een eerste opzet van een motivatiebrief. Een opzet die met AI is gemaakt, markeren we als zodanig, ook richting de recruiter.

We gebruiken je gegevens niet voor gedragsadvertenties.

4. Op welke grondslag?

• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG) bij plaatsingen, sollicitaties en contracten.
• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG) voor je account en de diensten die je daarmee gebruikt.
• Toestemming (artikel 6.1.a AVG) voor de talentpool (je profiel langer bewaren om je te benaderen voor andere opdrachten) en voor optionele contactvoorkeuren. Je kunt toestemming altijd intrekken in je instellingen.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) voor de matchscore, het beveiligen van het platform en correspondentie.
• Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG) voor administratieve en fiscale bewaarplichten.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Je account en profiel: tot je je account verwijdert. Accounts zonder activiteit beoordelen we na 12 maanden.
• Sollicitatiegegevens (begeleidende tekst, wensen, interne notities): 4 weken na een afwijzing of intrekking, tenzij je toestemming hebt gegeven voor de talentpool.
• Talentpool: maximaal 12 maanden; daarna vragen we opnieuw om toestemming.
• Plaatsings- en factureringsgegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht. Verwijder je je account, dan blijft de plaatsing zonder koppeling aan jou in onze administratie.
• Logboek van verstuurde e-mails: 6 maanden.
• Contactberichten: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment.

6. Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen met opdrachtgevers waar je je voor sollicitatie hebt aangemeld, of met dienstverleners die we nodig hebben om het platform te draaien. Met al deze partijen hebben we verwerkersovereenkomsten.

• Supabase: database, bestandsopslag en inloggen (opslag in de EU).
• Vercel: hosting van de website.
• Resend: verzenden van e-mail.
• Anthropic: het AI-model achter de matchscore, het uitlezen van cv's en de schrijfhulp.
• DocRaptor: het maken van een pdf van je cv.
• Cal.com: het inplannen van gesprekken.

Sommige van deze partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens gaan dan alleen buiten de Europese Economische Ruimte met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met advertentienetwerken.

7. Beveiliging

Smito beveiligt persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Verkeer met de site loopt over TLS, gevoelige documenten staan in een private storage met row-level security, en toegang voor recruiters wordt op basis van rollen toegekend.

8. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG de volgende rechten.

• Inzage in de gegevens die we van je verwerken.
• Rectificatie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van je gegevens (“recht om vergeten te worden”).
• Beperking van de verwerking.
• Overdracht van je gegevens (dataportabiliteit).
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, waaronder de matchscore.
• Het intrekken van eerder gegeven toestemming.

Je gegevens downloaden, je talentpool-toestemming wijzigen en je account verwijderen kan ook zelf, in je dashboard onder Instellingen.

Stuur een mailtje naar privacy@smito.nl. We reageren binnen 4 weken. Ben je het niet eens met onze afhandeling? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies en lokale opslag in je browser. Een sessie-cookie houdt je inlog bij; lokale opslag onthoudt je keuze in de cookie-banner en enkele weergave-instellingen. We zetten geen tracking- of marketingcookies. Lettertypen laden we van Fontshare en Google Fonts; daarbij ziet die dienst je IP-adres.

10. Wijzigingen

We werken deze verklaring bij wanneer onze diensten of de wet daar aanleiding toe geven. Belangrijke wijzigingen kondigen we aan op de site of per e-mail. De datum bovenaan deze pagina geeft de meest recente versie aan.

Voor specifieke situaties prevaleert altijd de AVG.