Domein Secretaresse Samenleving

Als Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zitten.

Je werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen. Daarom is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, zelfstandig prioriteiten stelt en overzicht houdt. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere domeinsecretaresses en stem je werkzaamheden goed af. In deze functie krijg je te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen. Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Beheren en prioriteren van agenda's en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers;
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
• Opstellen en verspreiden van agenda's, uitnodigingen en vergaderstukken;
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen;
• Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs;
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken;
• Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten;
• Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen;
• Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten;
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken;
• Onderhouden van contacten met collega's, leidinggevenden en externe partijen.

We zoeken voor deze opdracht iemand die niet alleen uitvoert wat wordt gevraagd, maar ook vooruitkijkt en signaleert wat nodig is. Je voelt aan welke zaken urgent zijn, weet wanneer je moet afstemmen en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en bent betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie.

Eisen

• De aangeboden professional heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op professionals die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse;
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda's en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen;
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar.
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau, benoem dit in het cv.

Wensen en competenties

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund (35 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij de professional zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte (15 punten).

Competenties

• Plannen en organiseren
  Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
• Prioriteiten stellen
  Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.
• Zelfstandigheid en initiatief
  Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing.
• Nauwkeurig en zorgvuldig werken
  Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.
• Communicatieve vaardigheid
  Communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden.

Organisatie en team

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt dagelijks aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor inwoners van Zoetermeer. Binnen Domein Samenleving vallen de onderdelen Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. Deze opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.

Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. De domeinsecretaresses spelen hierin een belangrijke ondersteunende en verbindende rol. Zij zorgen ervoor dat afdelingshoofden en teammanagers hun werk goed kunnen doen en dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Daarbij wordt veel gewerkt vanuit een gezamenlijke mailbox en kunnen ook spoedeisende verzoeken tussendoor binnenkomen.

Als domeinsecretaresse werk je nauw samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving. Daarnaast is er een vaste secretaresse voor Vrije Tijd. Samen vormen jullie een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management.

Gespreksinformatie

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de 10 offertes van de kandidaten die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 27 oktober 2026 tussen 12:00 uur en 17:00 uur. Eventuele tweede datum gesprekken: donderdag 29 oktober 2026 tussen 09:00 en 12:00. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 21 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Hybride werken: Nee

Optie tot verlenging: De opdracht heeft een optie tot verlenging van 2 x 6 maanden.

Hybride: De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk. De werkdagen zijn maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.

Overig algemeen: Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 07 (nieuwe structuur). Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.