Bestuurssecretaresse/managementsecretaresse

Ben jij die organisatorische alleskunner die overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Vind je het leuk om managers te ontzorgen en werk je graag in een omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan zoeken wij jou!

Jij krijgt energie van organiseren en regelen. Je werkt nauwkeurig, bent dienstverlenend en vindt het prettig om verschillende dingen tegelijk in goede banen te leiden. Daarbij kun je zelfstandig werken, maar zoek je ook gemakkelijk de samenwerking met anderen op.

Je denkt een stap vooruit en weet goed aan te voelen wat nodig is. Omdat je werkt met informatie en onderwerpen die niet voor iedereen bestemd zijn, ga je daar vanzelfsprekend zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.

Wat ga je doen?
Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van het team bestuurssecretariaat en ondersteun je ons managementteam, dat bestaat uit negen managers. Jij bent de spin in het web. Je weet wat er speelt, houdt overzicht en zorgt dat afspraken, overleggen en praktische zaken goed geregeld zijn.

Je bent iemand die niet alleen uitvoert, maar ook vooruitkijkt. Zie je dat iets geregeld moet worden? Dan pak je het op. Loopt een agenda vast? Jij zoekt naar een oplossing. En komt er onverwacht iets tussendoor? Dan schakel je gemakkelijk en stel je de juiste prioriteiten.

Concreet ga je aan de slag met:

• Het secretarieel ondersteunen van onze negen managers;
• Het voorbereiden en afhandelen van het managementoverleg;
• Complex agendabeheer en het plannen en afstemmen van afspraken;
• Het organiseren van teamontwikkeldagen en ontwikkelgesprekken voor het MT en de afdelingen;
• Het regelen van personele attenties vanuit onze attentieregeling;
• Het signaleren en organiseren van personeelsjubilea;
• Het bijhouden van het vakantierooster;
• Allerlei ad-hoczaken die gedurende de dag op je pad komen.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo4 niveau in een relevante richting;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met secretariële of managementondersteunende werkzaamheden;
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.

Wensen en competenties

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word en Excel, benoem dit duidelijk in het cv; (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met OneNote; (20 punten)
• Aantoonbare werkervaring met secretariële of managementondersteunende werkzaamheden. (50 punten)

Competenties

• Plannen en organiseren;
• Ontzorgen;
• Flexibel;
• Snel schakelen;
• Integer;
• Enthousiast;
• Nauwkeurig;
• Dienstverlenend;
• Signaleren

Organisatie en team

Noaberkracht Dinkelland Tubbergen
Je gaat aan de slag bij Noaberkracht, de ambtelijke samenwerking van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen. Hier werk je in een hecht en betrokken team, waar samenwerking en service centraal staan. Samen zorgen we ervoor dat inwoners snel en vriendelijk geholpen worden bij belangrijke levensgebeurtenissen. Een werkomgeving waarin professionaliteit én een goede sfeer hand in hand gaan!

Team
Team bestuursecretariaat in Denekamp.

Gespreksinformatie

De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een later moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Hybride werken: Nee

Optie tot verlenging: 3 x 3 maand(en)

Hybride: Hybride werken is niet mogelijk. Je hebt een fysieke werkplek in het gemeentehuis van Dinkelland.

Overig algemeen:

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Indien je personeel ter beschikking stelt, sta je in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal schaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.