Adviseur Informatiebeheer (DIV) Senior

Omschrijving

Opdracht

De inzet betreft tijdelijke vervanging binnen het team Informatie. De (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV) verzorgt binnen deze opdracht de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer. De focus ligt op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving.

Werkzaamheden

Algemeen werk je samen met het team en ben je verantwoordelijk voor o.a.:

• Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen. Jij geeft hierin advies en weet de wetgeving hierop niet alleen toe te passen maar ook te motiveren
• Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering, bij nieuwe casussen
• Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen
• Sparringpartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer
• Coördineerde rol binnen het team DIV

Zaakgericht werken

• Fungeren als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken en je stemt dit af met je applicatiebeheerders
• Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming
• Adviseren en begeleiden van medewerkers bij het eenduidig registreren en dossiervorming in het zaaksysteem, samen met je team
• Kwaliteitscontrole van dossiers

MS365 en archief

• Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving
• Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid)

Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging

• Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen)
• Knopen doorhakken bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes

Afstemming met externe partijen

• Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer

Uitfasering en migratie

• Adviseren van uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico's, planning, kwaliteitseisen)
• Zorgen dat bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven in samenwerking met de collega's

Eisen

• Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing. Je maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires)
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en of SOD I/SOD II
• Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling, maar ook de selectielijsten en bewaartermijnen
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet en regelgeving, advisering over dossiervorming en archivering en uitvoering en begeleiding van informatiebeheerprocessen
• Minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie bij voorkeur gemeente of gemeenschappelijke regeling
• Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken en het begeleiden van gebruikers
• Beschikbaar per 15 juli 2026 voor het aantal afgesproken uren per week
• Bereidheid tot fysieke aanwezigheid op kantoor, minimaal 2 dagen per week

Wensen

• Aantoonbare senior werkervaring als Medewerker DIV
• Kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
• Ervaring met meerdere systemen en digitalisering zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365
• Aantoonbare ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden
• Aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties
• Een uurtarief van maximum 95 euro exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer

Competenties

• Analytisch vermogen: Je bent in staat om complexe informatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in informatie- en documentstromen
• Kwaliteitsgerichtheid: Je werkt nauwkeurig en volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer
• Zelfstandigheid: Je bent in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder intensieve aansturing
• Adviserende vaardigheden: Je adviseert gevraagd en ongevraagd collega's en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV-onderwerpen begrijpelijk over te brengen
• Organisatiesensitiviteit: Je hebt oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen een overheidsorganisatie
• Samenwerkingsgerichtheid: Je werkt prettig samen met collega's binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten
• Resultaatgerichtheid: Je werkt doelgericht en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen de gestelde termijnen

Organisatie en Team

De gemeente Beuningen strekt zich uit langs de zuidelijke oever van de Waal en bestaat naast Beuningen uit de dorpen Ewijk, Winssen en Weurt. Samen met ruim 180 collega's werken wij aan een hoge mate van toegankelijkheid richting inwoners.

Binnen de gemeente Beuningen wordt er gewerkt met zelforganiserende teams. Samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en flexibiliteit zijn belangrijke kernbegrippen en van groot belang in de organisatie. Collega's zijn hulpvaardig, betrokken en er heerst een prettige werksfeer. Daarnaast is er ruimte voor creativiteit, vernieuwing en (persoonlijke) ontwikkeling.

Overige informatie

• Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning
• CV-eisen: Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties
• Werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
• Benodigd aantal professionals: 1 professional
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) zal worden aangevraagd